Comment ecrire un rapport à son supérieur ?

Son manager lui a demandé de lui rédiger un rapport. Vous n’êtes pas sûr de savoir comment vous y prendre. Je vous propose une méthode en 4 étapes pour le rendre rapide et efficace et répondre à votre demande.

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Quel est l’objectif d’un rapport ?

Le rapport permet au destinataire de prendre la décision d’agir.

Dans la plupart des cas, la rédaction d’un rapport répond à une demande du responsable qui doit poser des questions sur un problème pour prendre une décision.

Toutefois, une participante peut rédiger un rapport de sa propre initiative. C’est une façon très professionnelle de présenter une proposition (réorganisation ou achat d’équipement, par exemple) à votre responsable.

Il existe différents types de rapports, le plan peut varier en fonction du type de rapport. Toutefois, la méthode que je propose s’applique à tous étuis.

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Étape 1 : Clarifier la demande

C’est cette première étape qui guidera l’ensemble de votre travail et circonscrira utilement la portée de votre travail.

Le destinataire du rapport

• Qu’est-ce qu’il attend exactement de toi ?
• Qu’est-ce qui est en jeu ?
• Qu’est-ce que le rapport va faire pour lui ?
• Que sais-tu déjà à ce sujet ? (pour éviter d’être submergé par les informations que vous connaissez déjà).
• Connaissez-vous des études existantes sur le sujet ?

La situation

• Quel est le contexte ?
• Quelles sont les raisons du signalement : incident, cours normal ?

Étape 2 : Rassemblez et traitez les informations nécessaires

Les sources y sont nombreuses, tant en interne qu’en externe. Il peut s’agir d’entretiens, de documentation, de notes provenant de lecture, rapports, etc. Il est important, à ce stade, d’être minutieux sans être submergé par l’information non plus.

Sélectionnez les informations les plus pertinentes pour la demande.

Étape 3 : Créez votre plan

Le rapport est généralement organisé selon le plan classique : introduction, développement, conclusion.

Le plan proposé ci-dessous est tout à fait classique. Selon le type de rapport, le développement peut être différent, mais l’introduction et la conclusion garderont le même rôle.

Regardez notre formation : Assistant (s) spécial (s) : Prise de notes et rédaction de rapports efficaces

L’introduction

Il informe le destinataire de l’objet du rapport, de la cause qui l’a motivé, de son importance, de son intérêt. Il doit être précis, bref et complet, pour dire en quelques lignes de quoi il s’agit. On peut être tenté pour ignorer l’introduction, car elle nous rappelle des choses qui semblent évidentes. Toutefois, elle présente deux avantages. Tout d’abord, elle permet de reformuler la demande et, par conséquent, d’assurer une bonne compréhension mutuelle. Deuxièmement, il serait très utile de se souvenir du contexte si vous deviez relire le rapport plusieurs mois plus tard.

Le développement

Il est composé de façon classique de trois parties

• L’analyse de ce qui existe : une observation objective et factuelle de la situation.
• Critique de l’existant : les points positifs, les points négatifs. Il s’agit d’une analyse et d’une interprétation des faits, contrairement à la partie précédente, qui doit être très descriptive et factuelle.
• Propositions de recommandations avec leurs avantages, leurs inconvénients et les moyens nécessaires. Les propositions doivent être discutées.

La conclusion

Ce n’est pas un résumé de l’évolution. C’est la réponse à la question posée . Reprenez les recommandations et présentez la solution recommandée par l’auteur. Il ne doit rien apporter de nouveau au développement.

Étape 4 : Rédiger le rapport

règles générales pour la rédaction de documents s’appliquent également aux rapports : phrases courtes, paragraphes bien structurés, vocabulaire compréhensible. Les

Pour faciliter la lecture du rapport, il est important de prendre soin du formulaire :

• Restez bref, clair et précis,
• Si certains points nécessitent une explication plus détaillée, n’hésitez pas à les consulter en annexe. Cela facilitera la lecture de votre rapport.
• Si le document dépasse 2 ou 3 pages, n’hésitez pas à l’accompagner d’un résumé,
• Le cas échéant, accompagnez votre texte de tableaux, de graphiques,
• Donnez des titres de conversation à différentes parties.

Pour se souvenir

1. Pour être efficace, il est important de prendre soin de première étape et, par conséquent, bien comprendre la demande. Cela est essentiel pour bien répondre et éviter les « hors sujet ».
2. Contrairement au dossier, l’auteur du rapport prend position et donne son avis.
3. Le rapport est avant tout un document opérationnel. Votre responsable doit rapidement trouver la réponse à la question que vous posez. La forme (structure, écriture et mise en page) est donc très importante.
4. Assurez-vous de bien argumenter vos recommandations et conclusions.